POLÍTICA DE USO DE DATOS PERSONALES Y ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS DE LA EMPRESA JLT TRANSPORTES SAS

NIT 830.506.116-1

 

INTRODUCCIÓN

Este documento contiene la política de manejo de información y datos personales, de JLT TRANSPORTES SAS, con  NIT 860.506.116-1, y que tiene como fin comunicar qué información se solicita, para qué, cómo se usa, cuándo se comparte y cómo se protege, así como los derechos que tienen los titulares de conocer, actualizar o rectificar dicha información y los procedimientos para acceder a ésta y solicitar su eliminación.  

Se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

 

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

De acuerdo al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de JLT TRANSPORTES SAS, en los términos y condiciones recogidos en la misma.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. b) Datos de naturaleza pública;
  3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Atendiendo a lo previsto al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es JLT TRANSPORTES SAS cuyos datos de contacto son los siguientes:

 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

JLT TRANSPORTES SAS., en el desarrollo de su objeto social lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

JLT TRANSPORTES SAS., se permite describir las distintas bases de datos que maneja y las finalidades asignadas a cada una de ellas.

BASE DE DATOS CLIENTES – FINALIDAD: Manejo de datos personales correspondiente a contratos, documentos soportes de operación.

BASE DE DATOS TERCEROS – FINALIDAD: Manejo de datos personales correspondientes a contratación transitoria, documentos soportes de operación, manejo contable, tributario y reporte a entidades de control.

BASE DE DATOS PERSONAL COMPAÑÍA – FINALIDAD: Gestionar todo lo relativo a datos personales de los empleados de la compañía y su manejo en nómina y prestaciones sociales.

OBJETIVO

Determinar los criterios sobre el uso de los Datos Personales que maneja JLT TRANSPORTES SAS, NIT 860.506.116-1, en relación con el procesamiento, almacenamiento, intercambio, transferencia, tratamiento, depuración, protección etc.

ALCANCE

Esta política aplica para todos los titulares de información personal que se encuentren registrados en archivo físico o bases de datos electrónicas de las JLT TRANSPORTES SAS, NIT 860.506.116-1, quien es responsable del manejo de estos datos personales.

MARCO LEGAL

1) Constitución Política de Colombia, Artículo 15

2) Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012

3) Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013

POLÍTICAS
A.      INFORMACIÓN SOLICITADA

Los datos personales que obtenemos, en todo caso, son datos privados que no están disponibles al público, tales datos son:

  • Tipo y número de documento de identificación: Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT.
  • Nombres y Apellidos, Razón Social, Nombre Comercial.
  • Tipo de Contribuyente
  • Actividad Económica
  • Cargo u Ocupación
  • Fecha de nacimiento y género
  • Direcciones y correo electrónico: personales o laborales
  • Teléfonos fijos y celulares de contacto: personal o laboral
  • País, Departamento y Ciudad
  • Información de contactos comerciales, cartera, tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.
  • Información relativa a entidades financieras y número de cuentas bancarias.
  • Información socioeconómica
  • Fotografías, videos, etc.

 

B.      USO DE LA INFORMACIÓN

Los clientes y proveedores  de bienes o servicios, autorizan a la compañía JLT TRANSPORTES SAS, para:

  • Uso, recolección, transferencia, tratamiento, administración y supresión de datos personales en bases de datos.
  • Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
  • Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la Entidad.
  • Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: facturación, pagos, devoluciones, estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción y servicio postventa.
  • Conservar registros históricos de la Entidad y mantener contacto con los titulares de los datos.
  • Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
  • Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
  • Entregar la información recolectada a terceros, con los que las Hermanas Terciarias Capuchinas, contraten el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
  • Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
  • Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros, proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas vinculadas con las Hermanas Terciarias Capuchinas, como contratista o proveedor.
  • Control y prevención del fraude.
  • Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
  • Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
  • Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

Al aceptar esta Política clientes, proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales,  autorizan  JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-1, sin que ello dé lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión o transferencia de los datos suministrados, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente.

Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos, para darles tal tratamiento.

JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-1,  podrán actuar como responsables o encargadas del dato personal, dependiendo de la finalidad para la cual se haya obtenido el dato personal, por lo que se comprometen a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.

C.      CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-1 se abstendrá de vender la información personal recolectada de clientes,  proveedores de bienes o servicios, como también se negarán a compartir esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada.

Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada, cuando la compañía JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-1, crean de buena fe, que esa divulgación sea razonablemente necesaria para:

  1. Evitar una responsabilidad legal
  2. Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.
  3. Cumplir un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora.

De conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

D.      PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

La compañía JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-, se abstendrán de realizar ningún tratamiento a los datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

En caso que se entregue información a terceros para su tratamiento,  compañía JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-1, garantizará que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Los datos personales recolectados pueden ser almacenados o procesados en servidores, lo que es autorizado por el titular del dato al aceptar esta Política.

Contamos con procedimientos y estándares de seguridad y herramientas tecnológicas que nos permiten: recolectar, transmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal, mediante protocolos seguros, restricciones de acceso, entre otros.

Los terceros contratados para administrar la información recolectada están obligados a dar cumplimiento a protocolos de seguridad, incluyendo la suscripción de acuerdos de confidencialidad.

Solo tendrán acceso a la información personal suministrada los clientes y proveedores de bienes o servicios quienes ejerzan la función de Administradores de Bases de Datos y por lo tanto deban utilizar dichos datos únicamente para cumplir con las finalidades descritas en esta política.

E.       DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012  y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

A. DERECHO DE ACCESO O CONSULTA: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.

B. DERECHOS DE QUEJAS Y RECLAMOS. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

i. Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifique o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

ii. Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

iii. Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

iv. Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

C. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

D. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

F. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS

El delegado por la compañía como Auxiliar de SAC, será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de los datos puede ejercer sus derechos a los siguientes datos de contacto:

  1. Teléfono:     415 4236
  2. Celular:       315 360 4680
  3. Correo electrónico: servicioalcliente@jltransportes.co

 

G. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

 

8.1 DERECHO ACCESO DE CONSULTA:   Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

a. Al menos una vez cada mes calendario.

b. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, JLT TRANSPORTES SAS, solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a JLT TRANSPORTES SAS, enviado, mediante correo electrónico a servicioalcliente@jltransportes.co, indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la dirección: Carrera 128 No. 15 B -04 Bogotá, Colombia, la solicitud deberá contener los siguientes datos:

a. Nombre y apellidos del Titular.

b. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

c. Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

d. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

e. Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

a. Por escrito, remitido por correo certificado.

b. Correo electrónico u otro medio electrónico.

c. Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por JLT TRANSPORTES SAS.

Una vez recibida la solicitud, JLT TRANSPORTES SAS, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Atendiendo a lo previsto en el art. 14 de la Ley 1281 de 2012.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

F. RECLAMOS

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a JLT TRANSPORTES SAS, mediante correo electrónico: servicioalcliente@jltransportes.co  indicando en el asunto ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a la dirección física: Carrera 128 No. 15 B -04 Bogotá., petición que deberá contener lo siguiente:

a. Nombre y apellidos del Titular.

b. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

c. Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.

d. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

e. Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

JLT TRANSPORTES SAS, atenderá el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento de JLT TRANSPORTES SAS.

SEGURIDAD

 

JLT TRANSPORTES SAS, conservara la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Las bases de datos responsabilidad de JLT TRANSPORTES SAS, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario JLT TRANSPORTES SAS, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

Esta política aplica a la base de datos que maneja JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-1, desde la fecha de la autorización y hasta que la finalidad para la cual fue tratado el dato personal sea agotada.

Los clientes y proveedores de bienes o servicios pueden aceptar esta Política por cualquiera de los siguientes medios:

  • Siendo postulantes para ingresar a nuestra compañía.
  • Siendo un miembro activo de nuestra compañía.
  • Ofreciendo productos y/o servicios a nuestra compañía.

 

Los clientes o proveedores de bienes o servicios que realice los anteriores procedimientos y acepte la Política:

  1. Declara que conoce, entiende y acepta la Política de Uso de Datos Personales y Administración de Bases de Datos de JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-1, para el manejo de la información personal.
  2. Manifiesta que ha consentido libre y expresamente la inclusión de sus datos personales, y que autoriza el uso para los fines previstos en éste documento.
  3. Expresa que la información registrada le pertenece o que ha sido previamente autorizado para compartirla con JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-1. en virtud de la presente política, según el caso.
  4. Declara que cada uno de los datos registrados son verdaderos.

 

CONTACTO

 

Razón social: JLT TRANSPORTES SAS, NIT 830.506.116-1

Domicilio: Bogotá, Cundinamarca.

Dirección: Carrera 128 15b 04

Correo electrónico: servicioalcliente@jltransportes.co

Teléfono: (57) (1) 4154236

La presente política para “Tratamiento de Datos Personales” rige a partir del 28 de Noviembre  de 2018.

Para Constancia se firma en Bogotá,  el 28  de Noviembre  de 2018

Luis Fernando González Castró

Representante legal